Tahukah Anda Apa Itu Aplikasi Persuratan? Temukan Definisi dan Manfaatnya di Sini!
Dalam proses persuratan terdapat disposisi surat masuk dan keluar yang berbeda-beda asal dan jenisnya, pengarsipan surat yang dilakukan secara konvensional sangat membutuhkan waktu yang lama karena data yang di input tidak secara otomatis dan terpusat. Dengan demikian perlu adanya aplikasi surat menyurat yang membantu dalam masalah persuratan yang ada. Aplikasi persuratan adalah aplikasi yang berbentuk e-surat (electronic surat) yang berbasis web dengan berbagai fitur di dalamnya dengan kemampuan mengarsipkan surat secara aman dan terpusat.
Aplikasi persuratan adalah perangkat lunak (software) penerimaan surat yang mampu membantu pendistribusian surat dengan mudah, cepat, dan tepat. Pendistribusian dapat dilakukan secara otomatis dan dapat diawasi mengenai surat yang belum terdistribusikan. Pada aplikasi ini menjadikan surat digital lebih mudah untuk dikoordinasikan dan dikontrol.
Aplikasi persuratan memiliki beberapa komponen utama yang berperan dalam mengelola, mengotomatisasi, dan meningkatkan efisiensi dalam proses persuratan dan pengelolaan dokumen. Berikut ini adalah komponen utama dari aplikasi persuratan:
Penciptaan Dokumen: Ini adalah komponen yang memungkinkan pengguna untuk membuat dokumen baru. Ini dapat mencakup penyediaan templat dokumen, alat pengeditan teks, dan kemampuan untuk mengimpor dokumen yang sudah ada.
Distribusi: Komponen ini memungkinkan pengguna untuk mengirimkan dokumen ke penerima yang ditentukan. Distribusi dapat dilakukan melalui berbagai saluran, seperti email, notifikasi dalam aplikasi, atau integrasi dengan sistem pesan.
Penandatanganan Elektronik: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menandatangani dokumen secara digital. Ini dapat mencakup penandatanganan dengan tanda tangan elektronik atau digital, yang menggantikan proses penandatanganan manual.
Pengarsipan: Komponen pengarsipan memungkinkan pengguna untuk menyimpan dokumen dengan aman dan terstruktur. Ini membuatnya mudah untuk mengakses kembali dokumen di masa depan.
Pelacakan dan Laporan: Aplikasi persuratan mencakup fitur pelacakan yang memungkinkan pengguna untuk memonitor status dan perkembangan dokumen. Fitur pelaporan memungkinkan pengguna untuk menghasilkan laporan tentang aktivitas persuratan.
Keamanan Dokumen: Ini adalah komponen yang sangat penting dalam aplikasi persuratan. Ini mencakup perlindungan dokumen dari akses yang tidak sah, kontrol akses, enkripsi, serta perlindungan data.
Integrasi: Aplikasi persuratan dapat diintegrasikan dengan sistem dan platform lain dalam organisasi, seperti sistem manajemen perusahaan (ERP), sistem manajemen dokumen (DMS), atau sistem manajemen konten (CMS).
Manajemen Riwayat Dokumen: Komponen ini mencatat riwayat dokumen, termasuk semua perubahan yang telah terjadi. Ini membantu dalam audit dan pelacakan perubahan dokumen.
Pengingat dan Notifikasi: Aplikasi persuratan sering menyertakan fitur pengingat dan notifikasi yang dapat mengingatkan pengguna tentang tenggat waktu, tugas, atau perubahan yang perlu diperhatikan.
Manajemen Metadat: Ini adalah komponen yang membantu dalam mengelola metadata dokumen, seperti penamaan, deskripsi, atau atribut yang berkaitan dengan dokumen tersebut.
Pencarian dan Pengindeksan: Aplikasi persuratan sering menyertakan mesin pencarian yang kuat dan kemampuan untuk mengindeks dokumen. Ini mempermudah pengguna untuk menemukan dokumen yang relevan.
Manajemen Kategori: Komponen ini memungkinkan pengguna untuk mengelompokkan dokumen ke dalam kategori atau folder yang sesuai, yang memudahkan dalam pengorganisasian dan pencarian dokumen.
Semua komponen ini bekerja bersama-sama untuk menciptakan alur kerja yang efisien dalam pengelolaan dokumen dan proses persuratan. Aplikasi persuratan dirancang untuk mengotomatisasi banyak tugas terkait dokumen, mengurangi penggunaan kertas, dan meningkatkan efisiensi dalam operasi sehari-hari organisasi.
Tujuan Utama Aplikasi Persuratan
Aplikasi persuratan memiliki beberapa tujuan utama yang bertujuan untuk mengoptimalkan pengelolaan dokumen dan proses persuratan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Berikut adalah tujuan utama dari aplikasi persuratan:
Meningkatkan Efisiensi Operasional: Salah satu tujuan utama aplikasi persuratan adalah meningkatkan efisiensi dalam proses persuratan. Dengan mengotomatisasi tugas-tugas terkait dokumen, aplikasi ini membantu mengurangi keterlambatan dalam pengiriman dokumen dan mempercepat alur kerja.
Pengurangan Penggunaan Kertas: Aplikasi persuratan membantu dalam mengurangi penggunaan kertas dengan menggantikan pengiriman dokumen fisik dengan versi digital. Ini memiliki dampak positif terhadap lingkungan dan mengurangi biaya terkait dengan pencetakan dan pengiriman kertas.
Pengarsipan yang Terstruktur: Tujuan lain adalah untuk menciptakan sistem pengarsipan dokumen yang terstruktur dan mudah diakses. Dengan penyimpanan dokumen elektronik yang baik, pengguna dapat dengan mudah mencari dan mengakses dokumen yang mereka butuhkan.
Keamanan Dokumen: Aplikasi persuratan sering dilengkapi dengan fitur keamanan yang kuat untuk melindungi dokumen dari akses yang tidak sah. Ini membantu dalam menjaga kerahasiaan informasi yang sensitif.
Integrasi dengan Sistem yang Ada: Tujuan aplikasi persuratan adalah untuk berintegrasi dengan sistem dan platform lain yang ada dalam organisasi. Ini memungkinkan aliran kerja yang lebih lancar dan komunikasi yang efisien antara berbagai sistem.
Penandatanganan Elektronik: Beberapa aplikasi persuratan memiliki tujuan untuk memungkinkan penandatanganan elektronik dokumen, yang menggantikan proses penandatanganan manual. Ini memungkinkan organisasi untuk menghemat waktu dan biaya yang terkait dengan pengiriman dokumen fisik untuk ditandatangani.
Pelaporan dan Analisis: Aplikasi ini sering menyediakan fitur pelaporan yang membantu pengguna dalam melacak aktivitas persuratan dan menganalisis kinerja. Ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.
Manajemen Riwayat Dokumen: Tujuan aplikasi persuratan adalah untuk mencatat riwayat dokumen, termasuk semua perubahan yang telah terjadi. Ini membantu dalam audit dan pelacakan perubahan dokumen.
Dengan mencapai tujuan-tujuan ini, aplikasi persuratan membantu organisasi untuk mengelola dokumen dengan lebih efisien, mengurangi biaya, meningkatkan kecepatan dalam proses persuratan, dan mengurangi dampak lingkungan. Aplikasi persuratan menjadi alat penting dalam meningkatkan produktivitas dan pengelolaan dokumen dalam era digital ini.
Manfaat Aplikasi Persuratan
Pemanfaatan dari aplikasi persuratan ini adalah ketika terdapat sebuah kasus. Yaitu pada saat dalam cara kerja persuratan terdapat disposisi surat masuk dan keluar yang berbeda-beda asal dan jenisnya, pengarsipan surat yang dijalankan secara konvensional benar-benar memerlukan waktu yang lama karena data yang di input tidak secara otomatis dan terfokus. Dengan demikian perlu adanya aplikasi surat menyurat yang membantu dalam masalah persuratan yang ada.
Umumnya, jika dilihat lagi, aplikasi persuratan ini adalah bisa jadi merupakan sebuah aplikasi yang dibuat oleh pihak ketiga untuk membantu pengarsipan surat yang dijalankan secara otomatis yang tidak melulu harus didata satu persatu oleh manusia, tentu saja ini memakan waktu yang sangat lama dan malah membuang banyak waktu yang sia-sia.
Kalau bisa cepat, kenapa tidak menggunakan yang lebih cepat saja? Walaupun memang, aplikasi persuratan ini juga ada yang tersedia secara umum dan juga gratis.
Manfaat Aplikasi Persuratan untuk Bisnis
Untuk memenuhi kebutuhan teknologi yang semakin canggih, aplikasi surat menyurat juga harus semakin berkembang. Oleh karena itu SIPAS atau Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat yang membuat pencatatan surat menjadi lebih mudah dan dapat dikendalikan dengan baik.
Aplikasi SIPAS merupakan bentuk dari aplikasi agenda surat masuk dan keluar yang berupa aplikasi arsip surat buatan dari PT. Sekawan Media Informatika yang didalamnya terdapat banyak fitur untuk membantu persuratan. Aplikasi persuratan memberikan laporan secara berkala sehingga memudahkan untuk memberi laporan kepada pimpinan perusahaan. Aplikasi SIPAS juga mampu menyimpan data secara aman dan tanpa khawatir data akan hilang.
Aplikasi persuratan ini juga dapat mendistribusikan surat masuk dan keluar secara cepat dan akurat. Pada masalah pendistribusian surat dapat dilihat ekspedisi surat atau riwayat keberadaan surat. Pada surat digital masuk dan keluar yang ada disesuaikan dengan relasi keterkaitannya, sehingga memudahkan dalam pencarian korelasi surat. Selain itu, sistem persuratan digital juga menjadi aplikasi penomoran surat otomatis sehingga pemberian nomor surat tidak dilakukan secara manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan pada pengurutan nomor.
Selain itu aplikasi ini menjadikan pembuatan konsep surat menjadi mudah karena rancangan atau konsep dapat dibuat langsung melalui aplikasi. SIPAS menyediakan banyak fitur yang menarik dan membantu instansi atau perusahaan dalam pengarsipan dan fitur dari SIPAS yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi tersebut. Maka dari itu setiap perusahaan dan instansi harus memilih SIPAS dalam membantu penerimaan surat masuk dan keluar.
Macam – Macam Aplikasi Persuratan Online
Anda pasti tahu jika aplikasi persuratan online ini bukan hanya aplikasi yang dibuat secara spesifik oleh developer aplikasi untuk satu perusahaan dan berbayar, akan tetapi ada juga macam-macam aplikasi persuratan yang tersedia secara gratis dan itu mungkin sudah cukup untuk perusahaan yang kecil saja.
Salah satu aplikasi persuratan yang sudah sering Anda gunakan dan pasti Anda tahu salah satunya adalah Whatsapp. Apakah ada yang lain? Tentu saja ada.
E-mail (electronic mail) adalah aplikasi persuratan yang sudah tidak perlu Anda ragukan lagi jika ini dimiliki oleh semua perusahaan.
Fitur jaringan yang paling umum digunakan di bidang komunikasi adalah email. Ini adalah transmisi pesan dari satu komputer ke komputer lain.
Komunikasi dapat berlangsung antara dua hingga banyak pengguna. Tidak hanya mengirim pesan dalam format teks, tetapi juga kita dapat menambahkan gambar, dan dokumen dalam bentuk PDF, video, atau lampiran lainnya.
Walaupun email ini merupakan aplikasi persuratan yang sudah tidak diragukan lagi bagaimana penggunaannya dan manfaatnya bagi perusahaan, tapi ternyata ada kelebihan dan juga kekurangannya.
Kelebihan:
Komunikasi dapat dilakukan secara global.
Akses mudah karena tersedia di ujung jari kita.
Komunikasi terjadi lebih cepat.
Sedangkan untuk kekurangan dari email adalah sebagai berikut:
Dalam hal penyampaian pesan yang panjang, dibutuhkan banyak waktu.
Ada kemungkinan diabaikan atau tidak ada tanggapan dalam keadaan darurat.
Harus berurusan dengan pesan yang tidak diinginkan.
Ada kemungkinan pesan terkirim ke orang yang salah karena perubahan alamat email.
Mail and Calendar
Aplikasi yang satu ini adalah bawaan dari Microsoft. Aplikasi yang satu ini bisa dinikmati oleh pengguna Windows yang sudah menginstal di PC atau laptopnya mulai dari Windows 10 dan ke atasnya.
Aplikasi Mail and Calendar mampu menolong Anda tetap up-to-date dengan e-mail Anda, mengelola jadwal, dan tetap berkaitan dengan orang-orang yang paling Anda pedulikan.
Didesain untuk di kantor, instansi, dan di rumah, aplikasi ini menolong Anda berkomunikasi dengan cepat dan fokus pada hal penting di semua akun Anda. Aplikasi ini kompatibel dengan Office 365, Exchange, Outlook.com, Gmail, Yahoo! dan akun populer lainnya.
Kelebihan dari aplikasi Mail and Calendar adalah sebagai berikut:
Bilah navigasi memberikan sistem beralih yang kencang dan nyaman, memungkinkan Anda berpindah antara e-mail dan kalender dengan bebas untuk memecahkan segala masalah pekerjaan.
Kalender dioptimalkan untuk Exchange, dengan dukungan yang optimal untuk mengontrol dengan tepat dan mengelola jadwal yang padat.
Kalender menyediakan tampilan yang bagus dan menolong menampilkan jadwal Anda seperti hari, pekan, dan bulan.
Sedangkan untuk kekurangan dari aplikasi Mail and Calendar yaitu:
Terlalu memakan banyak RAM yang membuat komputer menjadi lag.
Aplikasi ini kurang populer dan lebih banyak yang menggunakan aplikasi persuratan lainnya.
Outlook
Masih berhubungan dekat dengan aplikasi persuratan dari Windows, adalah Outlook. Orang sering bingung antara Microsoft Outlook dengan Microsoft Outlook.com.
Outlook adalah program email yang Anda pasang di komputer dan merupakan bagian dari Microsoft Office Suite; sedangkan Outlook.com hanyalah layanan email online yang disediakan oleh Microsoft.
Tertarik untuk menemukan klien email yang tepat untuk Anda dan bisnis Anda? Lalu inilah pro dan kontra dari Microsoft Outlook dan mengapa itu bisa menjadi pilihan yang tepat untuk Anda.
Untuk kelebihan dari aplikasi Outlook adalah sebagai berikut:
Microsoft Outlook mudah diunduh dan digunakan. Ini memiliki antarmuka pengguna yang intuitif dan modern yang jelas dan mudah dimengerti. Ini juga tersedia di sebagian besar perangkat populer.
Dengan alat tugas bawaan Outlook, Anda dapat dengan mudah, misalnya, mengakses kalender dari dalam kotak masuk Anda dengan mengeklik ikon Kalender. Sekarang Anda tidak perlu keluar dari kotak masuk untuk mengakses kalender.
Anda dapat mengubah tampilan antarmuka pengguna Anda dengan menggunakan tema. Menampilkan atau menyembunyikan teks pratinjau atau bahkan di mana panel baca muncul adalah beberapa perubahan yang dapat Anda lakukan.
Outlook dibuat untuk berintegrasi dengan sangat baik dengan device Microsoft Office lainnya.
Sedangkan untuk kekurangan atau masalah yang sering dihadapi oleh pengguna Outlook adalah sebagai berikut:
Beberapa pengguna merasa bahwa Microsoft Outlook membanjiri mereka dengan fungsionalitas, yang mungkin mempersulit penggunaan fungsi yang lebih sederhana dan lebih diperlukan seperti email dan jadwal.
Microsoft Outlook secara alami dibangun untuk berjalan di sistem operasi Microsoft, seperti Windows XP, Windows Vista, dan Windows 7. Jika Anda menjalankan sistem operasi Mac, Anda masih dapat menjalankan Microsoft Outlook secara virtual.
Microsoft Outlook adalah aplikasi perangkat lunak berpemilik. Oleh karena itu, integrasi dengan program lain sangat terbatas, misalnya Google Kalender. Jika saat ini Anda menggunakan aplikasi penjadwalan lain seperti kalender Google, Anda perlu mengunduh dan menginstal aplikasi pihak ketiga untuk mempertahankan semua informasi Anda saat ini atau memasukkannya kembali secara manual ke Outlook.
Microsoft Outlook hadir dengan paket software Microsoft Office. Pada tahun 2020, biaya paket tersebut bisa sampai jutaan rupiah.
Selanjutnya yang paling populer adalah Whatsapp. Aplikasi yang satu ini memang sudah sangat umum di Indonesia. Untuk penggunaan biasa mungkin bisa menggunakan Whatsapp versi yang biasa yang sudah bisa digunakan untuk mengirim berbagai macam dokumen. Akan tetapi, biasanya untuk masalah bisnis ada versi Whatsapp Business.
Dengan menggunakan WhatsApp Business, perusahaan tunduk pada WhatsApp Commerce Policy, yang mengatur penggunaan perusahaan. Ini memastikan bahwa konten yang menyinggung dan ilegal tidak ada di WhatsApp. Ini membantu aplikasi tetap menjadi saluran komunikasi yang bereputasi baik dan positif.
Untuk penggunaan persuratan dan untuk yang lebih professional, maka banyak yang menggunakan WhatsApp Business API.
Aplikasi persuratan ini memiliki kelebihannya, antara lain:
Salah satu argumen terpenting yang mendukung WhatsApp Business API adalah bahwa perlindungan data terjamin. Meskipun aplikasi WhatsApp Business memunculkan banyak masalah keamanan untuk bisnis, menggunakan WhatsApp melalui API Bisnis sudah sesuai dengan GDPR.
Dengan platform komunikasi yang dipilih, setiap karyawan menerima akun karyawan mereka sendiri. Ini memberikan akses ke kotak masuk tim bersama, tempat pertanyaan dan pesan pelanggan diproses dan dijawab.
Keuntungan lain dari API adalah Anda dapat menggunakan WhatsApp dengan jumlah akun karyawan yang tidak terbatas. Ini berarti tim layanan Anda dapat terhubung ke platform perpesanan pelanggan dan mengelola pesan WhatsApp dari PC desktop mana pun, di mana pun lokasinya.
Meskipun email dapat dipertukarkan antar penyedia (misalnya Yahoo ke Gmail), pengguna terbatas pada aplikasi masing-masing saat mengirim pesan (WhatsApp ke WhatsApp, Telegram ke Telegram, dll.). Dengan cara ini, Anda memegang kendali penuh atas pertanyaan pelanggan Anda, apakah itu datang melalui obrolan situs web Anda, Facebook Messenger, SMS atau Telegram.
Walaupun memiliki banyak kelebihan yang kompleks, akan tetapi WhatsApp juga memiliki kekurangannya untuk aplikasi persuratan, antara lain:
Dengan WhatsApp, Anda hanya memiliki waktu 24 jam untuk menanggapi permintaan pelanggan Anda. Jika Anda membalas pesan setelah jendela ini berakhir, Anda harus menggunakan template pesan yang sebelumnya telah disetujui oleh WhatsApp. Karena itu, messenger memastikan waktu respons cepat yang diharapkan pengguna.
Berbeda dengan aplikasinya, API WhatsApp Business tidak gratis. Mitra solusi bisnis WhatsApp Anda akan membebankan biaya bulanan untuk penggunaan platform perpesanan pelanggan dan akses API. Biaya bervariasi tergantung pada penyedia dan berbagai fungsi yang mereka tawarkan. Ada yang mungkin paling murah adalah 1,5 juta rupiah untuk per bulannya.
Dalam artikel ini dijelaskan bahwa aplikasi persuratan adalah solusi berbasis web yang membantu mengelola surat elektronik dengan komponen utama seperti penciptaan dokumen, distribusi, penandatanganan elektronik, pengarsipan, keamanan, integrasi, dan lainnya. Tujuan utama aplikasi ini adalah meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi penggunaan kertas, menyediakan pengarsipan yang terstruktur, dan memastikan keamanan dokumen.
Artikel juga membahas berbagai macam aplikasi persuratan, dengan penjelasan tentang kelebihan dan kekurangannya, serta menyoroti WhatsApp Business API sebagai solusi profesional untuk bisnis. Kesimpulannya, aplikasi persuratan memiliki peran penting dalam mengelola dokumen dan proses persuratan di era digital untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional.
Kami memberikan layanan konsultasi gratis untuk anda yang membutuhkan jasa IT
anda dapat menghubungi via whatsapp dan telpn di no +6285776125559 dan +6288290378482 Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat mengakses https://wansolution.co.id/ dan https://wanteknologi.com/